Cómo construir un Fondo de Emergencia para Pequeñas Empresas

Las pequeñas empresas juegan un rol importante en el impulso y la sustentabilidad de la economía de los Estados Unidos, tanto así que, más del 99.9% del total de las empresas son pequeñas, que según datos suministrados por la Administración de Pequeñas Empresas (SBA), representan más de 31.7 millones de compañías.

Ser propietario de una pequeña empresa puede ser gratificante, pero también puede ser un desafío ya que está comprobado, por ejemplo, que un tercio de las pequeñas empresas cierran en un lapso de los primeros 2 años de operación y alrededor de una cuarta parte sobrevive 15 años.

De acuerdo al estudio más reciente realizado por la SBA, previo a la pandemia, casi 900.000 pequeñas empresas cerraron en el año 2017, debido al bajo volumen de ventas o a la falta de flujo de efectivo.

Ante estos hechos, es importante que, como dueño de negocio, consideres establecer un fondo de emergencia comercial a fin de proteger tu empresa y suavizar las dificultades y retos de los primeros años.

¿Qué es un Fondo de Emergencia para Pequeñas Empresas?

Un fondo de emergencia para pequeñas empresas es una reserva de dinero o efectivo que se guarda para atender gastos relacionados con situaciones inesperadas y graves o emergencias financieras, como un cierre temporal, soportar períodos lentos de negocios o eventos no planificados que afectan las ventas.

Se pueden considerar como emergencias, por ejemplo, un incendio, un tornado o un huracán, pero no se trata sólo de desastres naturales ya que los negocios pueden ser impredecibles. Recientemente, podríamos considerar la crisis generada por la pandemia, en la que muchas pequeñas empresas experimentaron impactos significativos en sus cadenas de suministro y con retrasos de varios meses en el envío de productos, que provocaron que muchos negocios se quedaran sin productos para vender.

Beneficios del Fondo de Emergencia Empresarial

Un fondo de emergencia empresarial actúa como un colchón financiero para ayudar a mantener tu empresa en funcionamiento durante los tiempos difíciles y puede usarse para cubrir facturas o pagos no planeados, grandes o pequeños, que no formen parte de tus gastos mensuales rutinarios.

La creación de un fondo de reserva de efectivo te proporciona tranquilidad, ya que, te garantizará que tienes algo de dinero reservado para manejar emergencias. Incluso si algo afecta a tu negocio, aún podrás hacerte cargo de tus obligaciones.

Con el uso adecuado de ahorros de emergencia, podrás incluso pagar tu hipoteca, hacerte cargo de tu factura de servicios públicos y pagar a tus empleados. Además, al crear una cuenta de reserva de efectivo comercial, también evitarás tener que recurrir a tus fondos personales para mantener tu negocio a flote.

Cantidad de dinero que debe tener tu negocio en el Fondo de Emergencia

Suponiendo un panorama negativo, si tu negocio de repente tuviera que cerrar sus puertas durante un mes o suspender sus operaciones durante dos meses, el impacto podría ser devastador, afectando así la salud financiera de tu pequeña empresa e incluso hasta tus ahorros.

Determinar exactamente cuánto tener en un fondo de emergencia es una decisión comercial importante. Como una referencia de esto, Jody Grunden, directora ejecutiva de Summit CPA Group, aconseja a los clientes mantener entre el 10% y el 30% de los ingresos anuales de la empresa en el banco. Eso resulta ser entre 3 y 6 meses de gastos operativos.

Esto pudiera parecer exagerado, pero si ocurriera una emergencia, debes estar preparado, para no tener como única alternativa, cerrar tu negocio o recurrir a tus fondos personales.

Dónde establecer un Fondo de Emergencia

Las emergencias son impredecibles, nunca se sabe cuándo ocurrirán, por lo tanto, es imposible determinar el momento preciso en el que podrías necesitar utilizar el fondo de emergencia de tu negocio, de modo que, el lugar donde colocas tus fondos podría hacer la diferencia. Es posible que debas poder acceder a tus ahorros rápidamente, lo que significa mantener tu dinero en efectivo.

La mayoría de los dueños de pequeñas empresas optan por abrir cuentas de ahorro que devengan intereses o cuentas del mercado monetario. De esta manera, tienen acceso a efectivo cuando sea necesario, pero al menos están ganando algunos intereses sobre su saldo. Los certificados de depósito, los fondos mutuos u otras inversiones pueden obtener tasas de rendimiento más altas, pero pueden ser difíciles de cobrar en caso de una emergencia o incluso te podrías ver en la obligación de pagar una multa por hacerlo.

Algunas empresas establecen una cuenta separada para su fondo de reserva de efectivo mientras que otras simplemente mantienen los ahorros de emergencia en su cuenta comercial.

Cómo construir un fondo de emergencia empresarial

Si eres un propietario único o propietario de una pequeña empresa con márgenes estrechos, comenzar a construir un fondo de reserva de efectivo puede parecer difícil, sin embargo, hay muchas maneras en que puedes construir tu fondo de emergencia comercial. Sigue las siguientes sugerencias:

Establece tus necesidades

El primer paso es determinar cuánto capital de trabajo necesitarías en caso de una emergencia. Las necesidades son únicas dependiendo de cada negocio.

Algunos negocios son más estacionales que otros, por ende, si ocurre una emergencia durante su tiempo ocupado, puede afectar sus finanzas por más de unos pocos meses. Si este es tu caso, quizá querrás establecerte una meta de ahorro de emergencia más grande. Si tienes un negocio que lleva inventario, también puedes necesitar una reserva mayor para mantener tu cadena de suministro operando de manera eficiente.

Mientras que 2 meses de un fondo de emergencia comercial pueden ser suficientes para algunas empresas, otras pueden querer financiar de 6 a 12 meses.

Fija metas razonables

Es mejor comenzar poco a poco y asegurarse de que puedes cumplir con tu objetivo de ahorro mensual en lugar de tratar de alcanzar un monto con el que no puedas cumplir. Fíjate objetivos pequeños y alcanzables para tus ahorros mensuales y aumenta las cantidades cuando te sientas cómodo de poder manejarlos sin dañar tu negocio.

Ahorra de forma consistente

Al igual que con cualquier programa de ahorro, debes armar un plan y seguirlo de manera consistente. Comprométete en poner una cierta cantidad de dinero a un lado cada mes. Una de las maneras más fáciles de hacer esto es ahorrar un porcentaje de tus ingresos mensuales. Si bien el porcentaje se mantiene igual cada mes, la cantidad que ahorres variará según la cantidad de dinero que tomes.

Guarda automáticamente

Una forma efectiva de construir un colchón financiero es abrir una cuenta separada y luego configurar un depósito mensual desde tu cuenta comercial. Los ahorros pueden ocurrir sin necesidad de mover manualmente el dinero cada mes.

Otra opción es transferir una parte o porcentaje de cada transacción y depositarla en una cuenta separada. Por ejemplo, si tu margen de ganancia neta sobre las ventas es del 8% después de los gastos operativos, considera poner el 1% de cada venta en una cuenta hasta que alcances tu objetivo.

Mientras mayor la ganancia, mayor el ahorro

Cuando tengas un buen mes financieramente y tengas una mejor ganancia neta, ahorra un poco más en el financiamiento de tu negocio de emergencia hasta que alcances tu objetivo. Puede ser tentador usar las ganancias para otra cosa, pero recuerda, cada vez que gastas dinero, es una oportunidad menos para ahorrar.

Verifica si hay gastos no esenciales

Ciertos gastos son inevitables. Si tienes una hipoteca sobre tu propiedad, debes hacer el pago mensual. Deberás pagar los servicios públicos y a los empleados si deseas permanecer en el negocio, sin embargo, otros artículos no son esenciales.

Cuando estés tratando de construir tu fondo de emergencia, retrasa cualquier artículo no esencial hasta que alcances tus metas.

Protege tu fondo de emergencia

Puede ser tentador recurrir a tu fondo de emergencia para cosas que no son emergencias. Por ejemplo, evita la tentación de usar tu fondo de emergencia para pagar tus impuestos trimestrales estimados. Si debes pagar tus impuestos, planifícalo y evita usar el efectivo que has reservado para emergencias.

No te detengas

Aun cuando alcances tu meta, considera continuar ahorrando y construyendo tu fondo de reserva de efectivo para crear un colchón financiero aún mayor. Si ocurre una emergencia que dura más de los 2 a 3 meses para los que has ahorrado, te alegrarás de haber seguido ahorrando.

Ahora, si deseas mantener líquidos tus fondos comerciales de emergencia, las cantidades por encima de tu objetivo se pueden invertir en inversiones a largo plazo que pagan dividendos más altos. Los certificados de depósito (CD) o los bonos, por ejemplo, ganarán más intereses que una cuenta de ahorros, pero aún serán accesibles en el futuro.

Prepárate para lo inesperado

Si ya tienes un fondo de emergencia comercial, vale la pena evaluarlo para asegurarte de que aún cumplas con tus objetivos y si no, comienza ahora y prepárate mejor para lo que se te pueda presentar.