La alternativa a los eventos y seminarios presenciales que no se van a celebrar durante el 2020 son los eventos virtuales: webinars, ferias virtuales, etc. En InQmatic te brindamos una guía completa para que puedas producir y realizar tus eventos como todo un profesional y tu negocio continúe navegando por la red hacia el crecimiento. ¡Comienza a crear eventos virtuales ahora mismo!
A pesar de no poder disfrutar del networking en directo, cara a cara, con el intercambio espontáneo de ideas, es posible mantener tu negocio andando con buen pie, mantener el contacto con tus clientes y ¿por qué no?, tal vez hasta conseguir nuevos leads y clientes potenciales durante la crisis del COVID-19.
El valor de la interacción cara a cara nunca desaparecerá, pero hay momentos en que lo virtual es una parte necesaria de tu programa de eventos. Entonces, ante el distanciamiento social provocado por la pandemia del Coronavirus, organizar eventos virtuales, llámense Webinars, ferias virtuales, etc., podría ser la alternativa ideal para el éxito de tu negocio.
Organizar un evento virtual es una excelente oportunidad de expandir el alcance geográfico del marketing empresarial, realizar conexión con tus clientes y atraer nuevos prospectos que pudieran estar interesados en lo que ofreces, entre otras cosas.
Organizar un evento virtual requiere el mismo cuidado y atención que un evento presencial o en persona. Con ambos eventos, debes promover el evento de manera efectiva, involucrar a tus asistentes, crear momentos memorables para los participantes y demostrar el éxito del evento.
Al pensar en los eventos virtuales no como pequeñas presentaciones puntuales, sino como experiencias de valor agregado, impulsadas por el compromiso, puedes crear un evento impactante que se extienda más allá de la pantalla de una computadora. Entonces, ¿qué esperas para comenzar a crear tus eventos virtuales?
En InQmatic queremos contribuir con el crecimiento digital y novedoso de tu negocio, por lo que, te presentamos esta guía práctica para que empieces a realizar tus eventos virtuales. Comencemos con lo básico:
¿Qué es un evento virtual?
Lo más probable es que hayas asistido a un seminario web en línea, hayas visto una clase de entrenamiento personalizado (on-demand workout class) o te hayas unido a una reunión utilizando una herramienta de videoconferencia, incluso puede que hayas asistido a una conferencia desde la comodidad de tu casa o escritorio. Todos estos son ejemplos de eventos virtuales. Un evento virtual es aquel en el que las personas experimentan el evento y su contenido en línea en lugar de reunirse en persona.
Principales tipos de eventos virtuales
Los eventos virtuales no son un reemplazo para los eventos presenciales, sino un nuevo tipo que puedes utilizar para mejorar todo tu programa. A continuación te mostramos los 4 tipos principales de eventos virtuales:
1.- Seminarios web o Webinars
Los seminarios web o Webinars, por lo general tienen una duración de entre 45 y 80 minutos, su realización permite a los asistentes de todo el mundo unirse y escuchar mientras uno o más oradores presentan el contenido virtualmente. Las empresas pueden cobrar a los asistentes para que se unan a los webinars usando servicios de pago en línea o pueden ofrecerse de forma gratuita. Los seminarios web generalmente usan herramientas de videoconferencia que permiten preguntas y respuestas y la posibilidad de presentar videos en vivo o pregrabados y se ofrecen a petición, luego de haber culminado.
2.- Conferencias virtuales
Al igual que las conferencias presenciales, las conferencias virtuales contienen conferencias magistrales, sesiones de trabajo y más. Las conferencias virtuales incluyen contenido de varias sesiones al igual que herramientas de participación comunitaria. Aunque no son tan eficaces en términos de captación de participantes y creación de redes como un evento presencial, las conferencias virtuales permiten a los asistentes ver las ponencias en tiempo real, construir su propia agenda a partir de contenido relevante e interactuar con otros asistentes.
3.- Eventos híbridos internos
Estos son los concejos o ayuntamientos, lanzamientos (kick offs) de ventas, los eventos de toda la empresa, los entrenamientos, las reuniones de departamentos y más. En el caso de las organizaciones que engloban países, incluso continentes, los eventos híbridos internos se utilizan para compartir un mensaje con toda la empresa cuando los empleados no están todos reunidos en el mismo lugar. Aunque sería estupendo traer en un vuelo a cada empleado a la sede de tu organización, sería increíblemente costoso, y la programación necesaria llevaría mucho tiempo.
4.- Eventos híbridos externos
Estos eventos se llevan a cabo para aquellos fuera de la organización. Pueden ser conferencias de usuarios o conferencias de la industria. Requieren niveles más altos de producción de video para que los asistentes virtuales reciban una calidad similar a la de los asistentes en persona. Estos eventos permiten que los asistentes que no pueden viajar al evento, puedan participar y aprender.
¿Por qué organizar un evento virtual?
Los eventos virtuales se llevan a cabo por los mismos motivos que los eventos presenciales: para transmitir el mensaje de tu empresa para obtener clientes potenciales e ingresos, impulsar la adopción y generar lealtad de por vida. Durante años, los planificadores de reuniones y eventos han estado eligiendo entre eventos presenciales, virtuales e híbridos y se ha llegado a la conclusión que, cada tipo de evento tiene sus propios pros y contras.
A continuación, te presentamos algunas razones para elegir organizar un evento virtual:
- Accesibilidad: A diferencia de los eventos presenciales, las opciones virtuales te permiten adaptar un espacio para los participantes que no pueden asistir en persona.
- Presupuesto: Si tu organización necesita reducir costos y realizar eventos más pequeños, los webinars te pueden ayudar a ahorrar dinero, que luego podrías invertir en un evento más grande anual, que atraiga una gran cantidad de clientes potenciales. También ayuda tener una opción virtual o híbrida cuando los presupuestos de los asistentes para viajar son una preocupación.
- No hay otra opción: Ya sea debido al clima extremo, a prohibiciones de viaje o a un acto de Dios, te ves obligado a hacer tu evento presencial a uno virtual o cancelarlo por completo.
Lo fundamental para la planificación de eventos
La planificación de eventos se reduce a lo fundamental, se deben realizar pensando en el marketing, la promoción de contenido y el enganche de los clientes. En pocas palabras esto es o básico y fundamental:
- Los eventos virtuales, como los eventos en persona, necesitan un buen marketing. Sin una promoción específica y efectiva, la asistencia sufre.
- El contenido es el rey. En un entorno virtual, tu contenido es tu evento. Los discursos de fondo poderosos y las sesiones atractivas adaptadas a tus asistentes son fundamentales.
- Solo no tiene que significar solitario. Mantén a los asistentes virtuales comprometidos. Ofrece opciones que sean relevantes para cada tipo de asistente y utiliza guías de eventos en línea para eventos virtuales.
- Los datos son la única forma de demostrar el éxito del evento. Medir el compromiso y capturar los datos de los asistentes es la única manera de demostrar el ROI (Retorno de la Inversión) del evento y activar el recorrido (viaje) del comprador.
Elementos de eventos virtuales
Un evento virtual se construye con base al contenido, la participación de los asistentes y los datos. Si bien es cierto que los eventos virtuales no requieren comida y bebida (F&B – Food and Beverage), están formados por muchos de los mismos elementos que cualquier otro tipo de evento. La calidad de la producción de video y la conectividad serán importantes, así como el sitio que alberga la agenda y el contenido. Estos son los elementos que componen un evento virtual:
- Sitio web del evento
- Registro del evento
- Contenido de la presentación en vivo
- Audio / video unidireccional en vivo (Live Streaming)
- Preguntas y respuestas (Q&A)
- Encuestas en vivo a los asistentes
- Toma de notas / diapositivas favoritas
- Contenido grabado
- Videoconferencias interactivas
- Encuestas de retroalimentación
Plataformas tecnológicas de eventos virtuales
Los eventos virtuales dependen de la tecnología. La asistencia no sería posible sin el uso de computadoras y dispositivos móviles. Pero la tecnología de los eventos virtuales requiere algo más que sólo herramientas de videoconferencia. Al igual que un evento presencial, los eventos virtuales se benefician del uso de toda una plataforma de tecnología de eventos que te ayuda a promocionar, ejecutar y administrar tu evento. A continuación se detallan las piezas más importantes de tecnología de eventos que debes usar al ejecutar tu evento virtual.
- Sitio web del evento: Tu sitio web del evento se utiliza para la promoción. Tiene el mismo propósito, independientemente de si el evento es virtual o presencial. El sitio web de tu evento es tu herramienta promocional clave para interesar a los posibles asistentes y atraerlos para que se registren en el evento. El sitio web de tu evento debe comunicar el valor del evento virtual, contener el cronograma, mostrar los oradores, incluir las preguntas y respuestas frecuentes y apuntar a los posibles asistentes al registro.
- Registro: El registro es tu primera herramienta para la recopilación de datos y es fundamental para tu evento. Las herramientas de registro permiten a los asistentes registrarse para los eventos virtuales, enviar preferencias e información personal y proporcionar los pagos, de ser necesario. Una sólida herramienta de registro en línea permite a los asistentes registrarse fácilmente y proporciona a los planificadores y vendedores la información necesaria para planificar un gran evento y demostrar su éxito.
- Email: El marketing por correo electrónico puede impulsar la demanda y aumentar las inscripciones, mantener a los asistentes informados antes del evento y ser utilizado para atraer a los asistentes antes de tu evento virtual, a través de encuestas de retroalimentación. El correo electrónico es la mejor manera de comunicarse con los asistentes en todas las etapas del evento.
- Guía de eventos en línea y aplicación móvil para eventos: Unas de las piezas más importantes de la tecnología de eventos virtuales, son la guía en línea y la aplicación de eventos móviles ya que son la base de operaciones para los asistentes durante el evento.
Estas herramientas funcionan en dispositivos móviles y navegadores web y son el principal centro de información para los asistentes. Las agendas con enlaces a las sesiones ponen el contenido al alcance de los asistentes. Aquí es donde los asistentes eligen qué sesiones agregar a su agenda y donde los planificadores recopilan datos sobre la popularidad de la sesión y la participación de los asistentes. Estas herramientas también conectan a los asistentes y proporcionan herramientas de mensajería que permiten a los asistentes conectarse en red y fomentar conexiones virtualmente.
- Retroalimentación del evento
La retroalimentación del evento es crucial para los eventos virtuales cuando los planificadores no tienen la capacidad de medir las reacciones por las expresiones o comentarios verbales de los asistentes en el sitio. Usa herramientas de retroalimentación de eventos para recopilar el feedback mediante encuestas posteriores al evento que se puede usar para demostrar el éxito del evento. Además, la retroalimentación de eventos se puede utilizar como una herramienta para calificar clientes potenciales virtuales y conducirlos a ventas.
- Integraciones
Las integraciones aseguran que se compartan el registro vital y los datos de los asistentes entre tu sistema de tecnología de eventos y tu plataforma de eventos virtuales. También permite que estos datos se compartan con tu automatización de marketing y sistemas CRM. Usa las herramientas de integración para mantener los datos de tus asistentes en un solo lugar y así poder llegar a los clientes potenciales más rápidamente y analizar las ideas clave de los eventos, como la asistencia a la sesión y el compromiso.
Claves que permitirán que el evento virtual sea un éxito:
- Estrategia del evento virtual: Plantea los objetivos y la estrategia del evento virtual y asegúrate de que toda la organización está alineada con ellos. Se ha de plantear cómo enganchar a la audiencia, generación de leads, beneficio a obtener, imagen de marca, etc. Debes tener en cuenta estas consideraciones en el diseño de los contenidos, el presupuesto, la tecnología a emplear, el patrocinio, etc.
- Definición de la audiencia: Mira en tu base de datos y estudia qué segmentos estarían interesados en los planteamientos de tu empresa. Esta es una gran oportunidad para considerar nuevas audiencias de sectores, industrias o profesiones a los que tu empresa aún no se ha dirigido.
- Guía de dirección: Proporciona a los asistentes una guía sobre cómo asistir al evento virtualmente
- Enlaces: En la agenda, agrega enlaces a la grabación de la sesión o transmisión en vivo
- Una web o landing page atractiva es esencial. Una de las claves para convencer a los asistentes es crear una página web o una landing page atractiva.
Busca aliados para promocionar el evento
Los socios o partners, speakers y otros embajadores del evento pueden ayudar a distribuir el mensaje. Genera contenidos fáciles y personalizables para que los embajadores puedan promocionar el evento en las redes sociales y cualquier otro medio.
Adelanta algo de contenido
Adelantar parte de los contenidos es positivo. Publicar en redes sociales y otros medios como pequeños vídeos, que animen a la participación y adelanten contenidos, aumentará el número de inscripciones.
Probando el éxito del evento virtual
El éxito del evento virtual depende de alinear el evento y los objetivos comerciales, identificar los indicadores clave de rendimiento para definir el éxito del evento antes del evento y de analizar los datos del evento y revisar las ideas después del evento. Probar el Retorno de la Inversión (ROI) del evento requiere un análisis de costos y beneficios. Los costos se expresan como costos directos, gastos indirectos y costos de oportunidad. Los beneficios se refieren a ingresos directos, ingresos atribuidos, canalización de ventas atribuidas, valor de marca e intercambio de conocimiento.
Al utilizar los datos recopilados durante los eventos virtuales para sopesar los costos y los beneficios, puedes demostrar el éxito de tu evento. Articula las métricas de éxito de tu evento antes de que comience. Después del evento, tómate el tiempo para comprender si el evento fue exitoso según tus métricas y analizar cómo mejorarlo en el futuro.
Ya tienes lo fundamental para comenzar a organizar tus eventos virtuales y así lograr que tu negocio alcance el éxito tan anhelado, valiéndote de las herramientas tecnológicas. ¡Atrévete y supera los límites!
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