Integración de las comunicaciones en los negocios

Para tratar el tema de las nuevas comunicaciones después y durante la pandemia y la integración de las comunicaciones en los negocios, nuestro moderador, Bladimir Quito, tuvo como invitados especiales a dos especialistas en esta materia, como lo son: Hugo Almeida, quien es el CEO – propietario y presidente de Abitronix y Andrés Mosquera, (amosquera@abitronix.com) director de operaciones de Abitronix (info@abitronix.com / +1 (973) 584-7550).

Nuestros invitados abordaron la manera en que los negocios han tenido que irse acoplando al desarrollo tecnológico que se va presentando día a día ante las circunstancias actuales y a las comunicaciones que son esenciales para toda empresa.

Para comenzar con su intervención en el Webinar, Hugo Almeida, quien comentó que la empresa que preside, Abitronix cumplirá, el próximo mes de febrero, 20 años desenvolviéndose en el desarrollo de la tecnología, entre otras cosas, en el tema del cloud (la nube) y, las herramientas que están incluidas dentro de este servicio, que se pueden utilizar en beneficio de una pequeña o mediana empresa, además de las ventajas que se obtienen al usarla.

P: Para iniciar su intervención a Andrés Mosquera, se le pidió que explicara un poco en qué consiste y la importancia del protocolo VOIP o Voz sobre Protocolo de Internet

A.M.: El Voice Over IP o VOIP, es básicamente la conversión de la conexión telefónica a través de Internet o de la Red local de Internet que hay en cada negocio. Inicialmente, las líneas telefónicas manejaban una red diferente a lo que es la red para el negocio y se hizo esta integración para que también la parte de datos se integrara con la de voz, en la misma red y se crea VOIP.

Entonces, básicamente se cambia el concepto y, la red que se tiene para el teléfono que se tiene en el negocio, es diferente. Se tienen muchas más ventajas como, por ejemplo, si antes había un problema con la central telefónica, el negocio se quedaba incomunicado, en este momento, siempre y cuando tengas Internet funcionando, tu línea telefónica va a estar trabajando no solamente desde el local donde estés, sino desde cualquier parte del mundo en donde tengas acceso a Internet, entonces el VOIP ha sido un gran salto en lo que se refiere a la tecnología de las comunicaciones.

P: ¿Entonces ya no tienes ese peligro de que, si se daña el sistema de telecomunicaciones en la empresa o en una institución pierdas esos contactos, sino que más bien los tienes archivados y puedes acceder a ellos y hacer negocios desde cualquier parte del mundo?

A.M.: Exactamente, es básicamente llevar tu teléfono a donde tú quieras y con la ayuda de la nube, prácticamente, lo que vas a necesitar es tener una conexión y listo.

P: Hugo, en el ámbito de negocios, ¿cómo has visto el efecto de la pandemia dentro de las comunicaciones?, ¿has visto que ha habido una aceleración en los procesos de comunicaciones, hay avances buenos o has visto algún retraso? ¿Cómo has sentido tú el desarrollo en el área de negocios?

H.A.: Antes de la pandemia, nos costaba explicarles a los dueños de empresas los beneficios de usar los servicios de comunicaciones unificadas y las ventajas de la colaboración (textos, chats, conferencias a través de videos, etc.), pero luego del COVID-19, a todos nos ha tocado trabajar fuera de la oficina.

Como consecuencia de esta situación, muchas empresas que no tenían solución en la nube (cloud), terminaron utilizando celulares, conexiones en Internet desde su casa para tener acceso, por ejemplo, a una dirección de e-mail, para poder por lo menos comunicarse con las oficinas centrales de la empresa.

Entonces, las comunicaciones eran como partes dispersas, nada unificado y, esa es la ventaja actual, ya que la mayoría entiende el beneficio de tener una solución para poder colaborar entre empleados, clientes, etc. todo en una misma plataforma en la que puedes realizar diversas actividades e interactuando con personas desde cualquier parte del mundo.

Hoy día, la gente entiende que, con un plan de comunicaciones unificadas en la nube, se pueden obtener todos los beneficios (las llamadas locales, en móvil, en las tabletas o a través de la computadora, además de los chats con los empleados o clientes, enviar mensajes, etc.) y a la vez, obtener la ventaja de utilizar la misma plataforma para tener conferencias en video.

A.M.: Esta situación de la pandemia, obligó a que de una u otra forma, muchas empresas y empleados dieran ese salto a actualizarse y a entender un poco más de la tecnología, porque se vieron en la necesidad de aprender a utilizar plataformas, a compartir documentos, a mantenerse en contacto tanto con la oficina como con los clientes.

H.A.: Los cambios y crecimiento que realizaron las empresas no fueron tanto en telefonía sino en el acceso a Internet porque todos los que se vieron obligados a trabajar desde sus casas, necesitaban banda ancha, lo que produjo el aumento en las ventas de todos los proveedores de Internet. La mayoría en casa, en lugar de estar viendo televisión por cable, están utilizando el streaming on demand (transmisión a petición) y esas aplicaciones requieren más banda ancha, lo que produjo un crecimiento de la demanda de Internet.

P: ¿En qué consiste el proceso “Cloud Based” (proceso basado en la nube)?, ¿cuáles son sus beneficios?, ¿cómo pueden implementarse dentro de los negocios?

H.A.: Con la integración de Voz Sobre IP (Voz sobre Protocolo de Internet), se abrieron muchas oportunidades en donde se está recogiendo lo que era voz, para convertirlo en datos. Entonces, hoy en día, con este servicio de “cloud based”, se puede decir que es un servicio en donde se está utilizando toda esa tecnología que se tenía que comprar antes, pagando miles de dólares para integrarlo con el sistema y la integración que uno tuviese en una pequeña y mediana empresa y, era separado de la parte de datos.

Entonces, actualmente, con una simple solución de “cloud based” que en inglés se llama Unified Communication and Collaboration, se permite utilizar acceso al internet (todo lo que es telefonía, servicio de fax, de textos, chat y conferencias de videos), tanto como la parte analítica (los reportes), y la integración con otros sistemas, todo bajo un costo por licencia en una empresa, con lo que se consigue un ahorro de miles de dólares, en comparación con lo que era la “voz” original y obtienes todos los beneficios en un solo lugar que es la nube (cloud).

A.M.: Cuando hablamos de un “cloud based”, básicamente le estamos brindando a las compañías la libertad de no estar amarrado físicamente a una ubicación. Principalmente el modelo de “cloud based” le permite a una empresa acceder a las últimas tecnologías instantáneamente, todo a través de internet (servidores, redes, software, etc.), entonces, muchos fabricantes de software utilizan este modelo para que las empresas no tengan que almacenar datos localmente y no correr el peligro de perder esa información, ya que está salvada en la nube.

H.A.: Y, sobre todo, seguridad, especialmente hoy en día con tanto hacking, ransomware, virus y todo eso que existe en el mundo, entonces eso es un dolor de cabeza que se evita el dueño de la empresa a; estar seguro de que no se pueden meter en su sistema y hacerle un hackeo. Ahora, con el “cloud based”, todo eso es responsabilidad de los servidores y lo mismo son el Unified Communication.

P: ¿Este tipo de servicio para qué tipo, qué áreas de negocios o qué industrias lo recomendarían o cuáles se verían beneficiadas con esto?

H.A.: En mi opinión, no existe un negocio que no necesite este tipo de tecnología, ahora, todo depende de la aplicación que se vaya a utilizar. Pero, por ejemplo, sea un restaurante o una empresa de construcción, si pueden tomar la ventaja de tanta tecnología sin gastar tanto dinero, vale la pena, porque el retorno de la inversión es muy corto, es decir, se ve casi de inmediato.

P: Claro y algo bastante esencial en eso es el tema de la atención al cliente, de tener una respuesta inmediata, que afecta a muchas compañías y el también el tema de la necesidad de comunicarse, como es el caso de los consulados y embajadas que hay tanta gente que necesita comunicarse y no hay respuestas.

A.M.: También es importante, hablando de los restaurantes, por ejemplo, de los servicios de “cloud based”, uno muy importante sería el de vigilancia, de seguridad, ya que ahora con la posibilidad de tener seguridad basada en la nube, es simplemente tener instalación de cámaras, pero todo estaría monitoreado en la nube y si ocurre un incidente, un robo, se tendría la certeza de que la prueba está allí. Otro aspecto importante es la reducción física, es decir, ya no se necesitaría tener 20 cubículos con 20 teléfonos y 20 computadoras, con la nube, esto se minimiza.

H.A.: La ventaja también de utilizar una solución en la nube para una pequeña empresa, significa que no está desperdiciando dólares al mes, ya que se puede crecer o reducir en los costos al mes, dependiendo de las necesidades.

P: Y algo que se utiliza también es el término de “Comunicaciones Integradas”, ¿cuáles serían las ventajas y desventajas con los nuevos desarrollos de las comunicaciones, consideran que hace falta seguir trabajando en ese tema? Porque a veces, como latinos, por ejemplo, queremos tener contacto con una persona y no con una máquina, ¿cómo ven ese punto?

H.A.: Es verdad que muchas veces el dueño del negocio no quiere gastos adicionales, pero, la verdad es que nuestro trabajo (Abitronix) como consultantes y expertos en este espacio de lo que es la nube, es educar a cada cliente con todos los beneficios que pueden obtener, ahorrando mucho dinero al mes, con la ventaja adicional de integrar todas las aplicaciones que puedan tener.

La ventaja hoy en día, es que, con una solución para una pequeña empresa, ésta puede seguir realizando las mismas actividades y otras más, integrando todas las aplicaciones y ahorrando mucho dinero y tiempo.

A.M.: En cuanto al contacto humano, al menos a través de la voz, que es tan importante sobre todo postpandemia, es que estas aplicaciones y estas plataformas nos dan esa flexibilidad de personalizar incluso los mensajes o el buzón, entonces yo puedo poner un mensaje cada día y hacerlo un poco más real mientras la persona tiene que dejarme su mensaje allí, pero la idea principal es que esa conversación sea versátil y que podamos estar casi siempre disponibles y lograr que la experiencia de la persona cuando llame sea diferente y un poco más humano.

H.A.: Aparte de los mensajes que se dejan grabados, también tienes la opción de responder, por ejemplo, con un mensaje de texto. Entonces, ¿qué mejor manera de ofrecer atención al cliente, que demostrando que hay alguien allí al otro lado respondiendo?

P: Por ejemplo, si tenemos el caso de una compañía de construcción que tiene una oficina con 5 o 6 personas trabajando, con fax, correos electrónicos, tienen todo este proceso anterior a lo que es la pandemia, ¿cuál sería ese proceso de migración?, ¿qué tan fácil o qué tan difícil sería poder migrar de un proceso tradicional a uno como el que se está describiendo actualmente?

H.A.: Ese es uno de los puntos clave al momento de nosotros actuar como consultantes. Lo primero que hacemos es analizar cómo está funcionando su negocio hoy en día y, por ejemplo, si notamos que ese negocio tiene buen servicio de internet, en días, se le pueden colocar teléfonos IP, incluso en muchas ocasiones, sin costo alguno.

Entonces a una pequeña empresa de construcción, plomería, etc. se le pueden colocar unos 4 teléfonos para que no gaste mucho, pero brindándole todas las ventajas de dar un excelente servicio profesional a un cliente potencial, con el que pueden contestarle con un mensaje de texto, por ejemplo, y así no conseguirá una línea ocupada, sino que le va a permitir entrar a cualquier buzón que escoja mediante opciones telefónicas y, este servicio lo podría ofrecer esa empresa a un muy bajo costo. Entonces, imagínate tener esto y otras aplicaciones más en una única solución de nube, pero actualizada con la última tecnología y además poder contestar desde cualquier dispositivo, no necesariamente desde un PC o teléfono físico.

A.M.: Digamos que ese salto de lo que se tiene en este momento a una tecnología en la nube, se inicia básicamente con una visita, en la que Abitronix analiza lo que el negocio tiene localmente, para iniciar, la situación de su Red, ver qué equipos tienen y cuáles se necesitan y, a partir de allí se hace el análisis necesario para indicarle al cliente qué opciones hay y cuáles son los mejores planes para ese cliente.

Entonces, realmente la migración de lo que se tiene en el momento a una solución en la nube, es un proceso muy fácil y va a depender de lo que requiera el cliente, de lo que necesita y de las opciones viables para esa compañía, considerando también la flexibilidad que necesite. La migración entonces, realmente no es un proceso complicado, es simplemente basado en el análisis y en la visita que haga Abitronix como consultores iniciales.

Es importante sentarse con el cliente, analizarlo y decirle lo que tiene e indicarle cómo va a quedar luego de la transformación de migración de un modelo al otro y darle a conocer los beneficios que va a recibir al pasar de su solución actual a la nube.

P: En cuanto a seguridad, ¿Qué tan confiable es este servicio (la nube) si tienes trabajadores en otros países mientras tu oficina central está en los Estados Unidos, para poder controlar o confiar en compartir la información?

A.M.: La confianza debe ser total. Los modelos de cloud based se manejan con unos servidores a nivel internacional que cumplen con todos los estándares de protección, además, como dueño de negocio, estos modelos te permiten no solamente compartir la información, sino también hacer uso de la parte analítica, mediante la cual se analiza la información del flujo de llamadas, del volumen de los correos electrónicos, etc.

Entonces, para la tranquilidad del dueño y de los empleados, estos servidores utilizan los último en tecnología en lo que se refiere a Cyber Security (seguridad cibernética) y es parte de la evaluación que se hace cuando un cliente acude a Abitronix como consultor. Entonces, por esa parte, el cliente puede tener la seguridad de que sus datos están muy bien protegidos y de que va a haber un seguimiento exhaustivo de cada información que se maneje.

H.A.: También es importante compartir que, en muchos casos, hay empresas que ya tienen su servidor local en donde tienen guardada su base de datos. En ese caso, es responsabilidad del dueño tener seguridad cibernética, ransomware, antivirus, etc. ya que es información que están guardando localmente.

Por otra parte, cuando se habla de servicios en la nube, se está transfiriendo información, archivos, bases de datos y otros a servidores, que se puede comprobar que están completamente seguros y que están protegidos por lo último en ransomware o antivirus, porque hoy día, es muy importante estar protegido y tener seguridad.

P: ¿Cuánto tiempo puede durar la migración de un proceso tradicional a la cloud based?

H.A.: Primero se debe hacer un análisis de cómo está funcionando el negocio y ver qué servicio de Internet tiene. Hay que verificar la cantidad de líneas telefónicas, teléfonos físicos que tengan y ver su distribución para determinar si se puede conectar a una línea IP. Luego hay un proceso de programación o “porting” (transferencia), que pudiera tomar un tiempo (10 días) para llevarlo de esa línea al nuevo sistema de la nube, en el que se utiliza el mismo número telefónico existente para no perderlo. Mientras se da este proceso, se hace un desvío (forwarding) del número existente a otro temporal (otorgado por el servicio de cloud) que se va a utilizar hasta que se complete el proceso de hosting (alojamiento) en el servicio de la nube.

En resumen y, en líneas generales, este proceso de migración pudiera tomar un tiempo de entre 7 días a 2 semanas.

A.M.: Todo va a depender también del tamaño del negocio y de la salubridad que tenga el sistema, pero, ese estimado se va a dar una vez se haya hecho la primera visita, pero, es un proceso que no debe tomar más de 2 semanas.

P: ¿Cuál es el calor de este proceso, que es bastante ahorrativo, porque uno puede ahorrarse el dinero de pagar licencias? ¿Cuánto me va a costar? ¿Qué tan accesible es para el emprendedor o para la persona que tiene un negocio, un restaurante o una compañía de construcción y que en estos momentos quisiera acceder a este tipo de servicio?

H.A.: Costos? Mucho depende del servicio final, porque hay muchos proveedores de servicios actualmente. Por eso es que nosotros, en Abitronix, como consultantes, nos reunimos con los clientes y analizamos junto a ellos qué empresa les puede ofrecer el mejor servicio, dentro del presupuesto que tenga esa pequeña empresa.

La verdad es que, la mayoría de las plataformas que existen en el cloud (la nube) actualmente, son muy similares, con pequeñas ventajas de uno sobre el otro y, es en ese momento, cuando hay que buscar soluciones, eso es importantísimo.

La responsabilidad de la empresa del servicio de nube que se escoja, sea la que sea, tiene que ser responsable de brindarles el último software, lo último en seguridad, que no tenga downtime (tiempo fuera de servicio o de parada) porque ahorita la solución tiene un uptime (tiempo útil y de respuesta) de 99.99%, que es excelente.

P: Hay personas que en este momento están emprendiendo, están arrancando su negocio, quieren constituir su empresa, su LLC, su corporación, etc. ¿Cuáles serían esas recomendaciones que ustedes, como especialistas, le darían a la persona que ya quiere constituir su empresa, en el tema de comunicaciones?

A.M.: Yo diría que, a nivel general, siempre mirar hacia el futuro. Es importante estar al día con lo que es la tecnología en general, no solamente en las comunicaciones. No pensar en pequeño, pensar en grande. Pensar en que tu negocio va a crecer y que debes estar preparado para afrontar ese crecimiento que queremos todos los emprendedores y dueños de pequeños negocios. Pensar en que, no sólo quiero tener un local, quiero tener 5 o 10, pero, con ese crecimiento también vienen estos retos.

Lo más importante es siempre tratar de estar a la vanguardia en lo que se refiere a tecnología, comunicaciones y, estas oportunidades de cloud based, es el futuro que está ahorita adelantado en el presente.

Entonces, tener una buena solución desde el comienzo les asegura a ustedes que, al momento de tener que actualizar o de crecer, tienen la infraestructura necesaria para hacerlo sin tener mucho dolor de cabeza o que no van a tener problemas al momento de expandir o hacer una actualización ya que esto es cuestión de horas. Es pensar en ese crecimiento que todos, cada emprendedor y cada dueño de negocio desea.

H.A.: Los puedo dejar con un ejemplo de una pequeña empresa. Un joven que tiene un gimnasio, trabaja durante el día y en la noche es un entrenador personal. Él pidió poder contestar las llamadas que entraban al negocio. Mientras que otra empresa lo mandó a comprar 4 líneas, los asesores de Abitronix lo mandaron a comprar 1 Licencia de Cloud (la Nube).

Con esa licencia, obtuvo llamadas, faxes, mensajes de texto, chats y videoconferencias. La ventaja principal fue que, se reprogramó el teléfono para tener opciones de atención en diferentes departamentos del gimnasio, cuando en realidad, las llamadas estaban siendo reenviadas, a través de una única línea telefónica, a 4 celulares diferentes.

El ahorro fue grande, ya que, mientras que la opción de las 4 líneas telefónicas le hubiese costado unos $250 al mes, con la alternativa recomendada por Abitronix, terminó pagando unos $30 mensuales.

Esto es sólo un ejemplo, en el que se puede evidenciar que, utilizando un excelente servicio de internet, una única línea telefónica y el sistema de cloud based, se puede lograr un gran ahorro monetario con muchas ventajas de muchos servicios.Para finalizar, nuestro anfitrión, Bladimir Quito, bquito@inqmatic.com / 212.377.2008 agradeció a nuestros invitados especiales, Hugo Almeida, CEO – propietario y presidente de Abitronix y Andrés Mosquera, (amosquera@abitronix.com ) director de operaciones de Abitronix (info@abitronix.com / +1 (973) 584-7550) por su valiosa intervención e hizo un llamado a seguir las Redes Sociales de InQmatic, para seguir obteniendo valiosa información para los dueños de pequeños negocios.

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