A partir del pasado 4 de abril de 2022, el gobierno Federal dejó de usar el número DUNS (Data Universal Numbering System o Sistema Universal de Numeración de Datos) para identificar entidades de forma única. Ahora, las empresas que hacen negocios con el gobierno Federal usan el Identificador Único de Entidad o también llamado ID de Entidad Único (UEI – Unique Entity Identifier) creado en SAM.gov (System for Award Management – Sistema para la Administración de Subsidios).
Esta transición permite al Gobierno agilizar el proceso de identificación y validación de entidades, lo que hace que sea más fácil y menos engorroso para las empresas hacer negocios con el gobierno Federal.
¿Qué es el Identificador Único de Entidad?
El ID Único de Entidad (UEI) es el identificador oficial para hacer negocios con el Gobierno de los Estados Unidos. Es un ID alfanumérico de 12 caracteres asignado a una entidad por SAM.gov. El gobierno Federal utiliza el sistema llamado SAM, en el que debe estar registrada cualquier entidad que quiera solicitar contratos federales o desee recibir fondos. Las entidades que utilizan SAM incluyen empresas con fines de lucro, organizaciones sin fines de lucro, contratistas gubernamentales o subcontratistas, así como gobiernos estatales y locales.
El UEI se genera en SAM.gov. y, si tu empresa u organización sin fines de lucro ya está registrada en SAM.gov, ya sea que esté activa o no, ya tiene un UEI, que podrás encontrar en ese sistema. Si deseas obtener más información sobre cómo ver tu UEI, puedes consultar este enlace: https://www.fsd.gov/gsafsd_sp
¿Cómo obtener un número UEI?
Si aún no te has registrado en SAM.gov, obtendrás tu ID de Entidad Única durante el proceso de inscripción, que se puede realizar de manera gratuita. Si no estás seguro de si te has registrado, siempre puedes intentar iniciar sesión, para ver los registros de tu empresa.
Los nuevos registrantes de SAM verán dos opciones, las cuales les permitirán obtener un nuevo UEI o ID de Entidad Único:
- Si deseas ofertar directamente en contratos o subsidios del gobierno federal, elige “Entidad de registro”.
- Si eres un subcontratado o sub adjudicatario de un subsidio o contrato que solo necesita un ID de Entidad Único para la presentación de informes sub adjudicados, elige “Obtener ID de Entidad Único”.
Se te pedirá el nombre legal de tu empresa y tu dirección física. NO podrás utilizar un apartado postal como dirección.
El Servicio de Validación de Entidades (Entity Validation Service) es un servicio que se utiliza para verificar de forma independiente que una empresa es una entidad jurídica independiente con una dirección física independiente.
Es posible que te soliciten la fecha y el estado en el que se incorporó tu negocio para fines de validación de entidades, por lo que es posible que desees tenerlo a mano. También podrían pedirte documentación adicional para verificar la identidad de tu empresa.
Registros especiales para obtener un UEI
Si deseas obtener un UEI para tu organización sin tener que completar un registro de entidad consulta la guía que te ayudará a hacerlo mediante el siguiente enlace: https://www.fsd.gov/gsafsd_sp.
- Si sólo realizas ciertos tipos de transacciones, como, por ejemplo, informar como subcontratista, es posible que no necesites completar un registro de entidad y que únicamente tengas que tener el UEI.
- Si operas un sistema que se conecta con sistemas IAE, la documentación sobre el uso de API (Interfaz de Programación de Aplicaciones – Application Programming Interface) para acceder a SAM.gov se encuentra en open.GSA.gov. La última versión de la fuente FPDS ATOM incluye el UEI.
- Para los propietarios de sistemas de agencias, es recomendable que se unan a la Comunidad de Interfaz Técnica (IAE – Integrated Award Environment), mediante el siguiente correo: IAE_Admin@gsa.gov.
¿Cómo se puede ver el ID de Entidad Único?
Tal como se indicó anteriormente, si tu empresa está registrada en SAM.gov, ya tiene su ID de entidad único y se puede ver en SAM.gov.
Todos los demás sistemas IAE (CPARS, FPDS, FAPIIS, etc.) actualmente muestran y aceptan el ID único de entidad.
Para obtener más información sobre las especificaciones técnicas de UEI/EVS para sistemas de interfaz y extractos de datos de muestra visita la página Especificaciones técnicas de UEI e información de API.
¿Para qué es necesario el UEI?
Existen numerosas oportunidades para que las pequeñas empresas hagan crecer sus negocios a través de la contratación del gobierno federal o las oportunidades de adquisición, al igual que mediante préstamos federales, subsidios o programas de asistencia financiera. Para aprovechar estas oportunidades, necesitarás un UEI.
Por el contrario, si lo que quieres hacer es presentar declaraciones de impuestos comerciales con el gobierno federal, NO necesitas una UEI. Para eso, necesitarás un Número de Identificación del Contribuyente, que es el Número de Identificación del Empleador (EIN) o tu Número de Seguro Social.
Además, puedes buscar subsidios del gobierno Federal en Grants.gov. y si decides aplicar por uno, deberás registrarte en SAM.
El número DUNS no ha perdido importancia
Es una buena idea que las pequeñas empresas obtengan un número DUNS, ya que este se utiliza como identificador en el sistema de informes de crédito comercial de Dun & Bradstreet. Obtener un número DUNS es uno de los primeros pasos en la construcción de crédito comercial. Si su empresa aún no tiene uno, puedes solicitar un número DUNS (Data Universal Numbering System) de forma gratuita.
A pesar de que la Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos advierte que ya no se encontrará el número DUNS en ninguna búsqueda, vista o extracto de SAM.gov , eso no significa que tu empresa ya no tenga un número DUNS, sólo que ya no se usa dentro del Entorno Integrado de Premios (IAE) del gobierno Federal.
Advertencia sobre el UEI
La Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos (GSA – U.S. General Services Administration), no se pone en contacto directamente con las organizaciones sobre el ID de Entidad Única, por lo que, si recibes una llamada o correo electrónico no solicitado sobre una UEI, debes tener cuidado. No proporciones información personal o sobre tu negocio; inicia sesión en tu cuenta de SAM.gov para administrar tu registro.
Información sobre el UEI
Para obtener más información sobre tu UEI, puedes visitar SAM.gov, donde encontrarás las preguntas frecuentes sobre el tema y, si aún necesitas ayuda, puedes buscar consultar en el sitio web de Federal Service Desk (FSD.gov) o solicitar ayuda de un agente de FSD durante el horario comercial de 8:00 a.m. a 8:00 p.m. (EST) de lunes a viernes.
