El multitasking o el proceso de realizar varias tareas a la vez es una costumbre o actitud cotidiana que desarrollamos muy a menudo creyendo que así somos super eficientes. Pensamos que estamos ahorrando tiempo haciendo mucho, cuando por el contrario podemos estar perdiendo tiempo y productividad. Lee más y entenderás, pero concéntrate, no hagas dos cosas a la vez.
Tómate un segundo para mirar todas las cosas que tienes delante de ti en este momento. Si eres como yo, tienes al menos unas pocas ventanas del navegador abiertas (cada una cargada con pestañas que “necesitas”). Tu bandeja de entrada de correo electrónico se está llenando constantemente en segundo plano. Slack sigue enviando mensajes de diferentes compañeros de equipo. Y, por supuesto, tu teléfono… En otras palabras, tú estás en modo “multitasking”, es decir, realizando varias tareas a la vez.
No existe tal cosa llamada “multitasking”
Tal como múltiples estudios han confirmado, el verdadero multitasking (hacer más de una tarea al mismo tiempo) es un mito. Aquellas personas que piensan que pueden dividir su atención entre múltiples tareas a la vez, en realidad no están haciendo más cosas. De hecho, están haciendo menos, se estresan más y se desempeñan peor que aquellos que realizan una sola tarea.
Entonces, ¿por qué muchos de nosotros pasamos nuestros días tratando de realizar múltiples tareas? Y si es tan malo para nosotros, ¿cómo podemos romper el ciclo y proteger nuestra atención, enfoque y tiempo?
Si bien es cierto que la mayoría de nosotros podemos hacer algo tan simple como caminar y masticar chicle o mantener una conversación al mismo tiempo, no se puede decir lo mismo para las tareas más complejas. David Meyer, profesor de psicología de la Universidad de Michigan en Ann Arbor, dice que simplemente no tenemos tanto poder del cerebro para realizar múltiples tareas: “simplemente no hay recursos disponibles en el cerebro para agregar nada más”.
Y respecto al trabajo y su eficiencia, que es lo que nos compete ahora, los expertos afirman que debemos de tener en cuenta algo, y es qué puede significar tener en el equipo a alguien multitasking. Pues va a significar que hay un costo por el cambio (cambiar constantemente entre tareas) que a su vez causa disminución de la atención (por realizar varias tareas en sucesión rápida).
Por ejemplo, tenemos a la recepcionista ocupada atendiendo llamadas, a la vez tratando con clientes y encima buscando archivos. O al gerente del proyecto que se pasa todo el día en Slack mientras escribe documentos y recibe actualizaciones de sus compañeros de equipo. Miremos qué hacemos nosotros, pues la mayoría hace multitasking manteniendo abierto el correo electrónico y la mensajería instantánea mientras escribimos, diseñamos o codificamos todo al mismo tiempo.
Según el Dr. Meyer, tratar de dividir tu atención entre tareas que requieren esfuerzo y concentración significa que una o ambas sufrirán: “Una vez que empiezas a complicar más las cosas, las cosas se vuelven más enredadas y, como resultado, habrá interferencia con una o más de las tareas. O tendrás que reducir la velocidad en una de las tareas o comenzarás a cometer errores”.
Efectos colaterales graves del excesivo multitasking:
- Impacta tu memoria a corto plazo.
- Pierdes la concentración y te lleva a tener una mayor ansiedad.
- Inhibe el pensamiento creativo al no haber espacio para más ideas en la mente.
- Te impide entrar en un estado de flujo para una sola tarea de mayor productividad.
- Causa más errores y menos productividad incluso para tareas simples.
- Reduce el coeficiente intelectual en un promedio de 10 puntos.
- Incluso puede tener el mismo impacto negativo como perder una noche de sueño.
Para los expertos estar en modo multitasking solo es rebotar de una tarea a otra en décimas de segundo, lo cual daña la capacidad de concentración. Sin embargo un pequeño estudio encontró que ciertos trabajadores cambiaban de tarea cada 3 minutos o menos mientras realizan múltiples actividades diferentes en sucesión rápida forzando al cerebro a que use mucha energía al pasar constantemente de objetivos cambiando el rol o las reglas de una tarea a otra, lo cual es mentalmente agotador. Cuando pasamos de una tarea a la siguiente, lleva tiempo para que nuestra atención se ponga al día. No somos máquinas.
Multitasking en el lugar de trabajo
Ser un multitasking nos afecta en todos los aspectos de nuestras vidas. Pero en ninguna parte las consecuencias son más claras que en el lugar de trabajo, donde probablemente se realicen más tareas múltiples de lo que se cree y en donde se aplica el costo de cambio en detrimento de la atención.
Tal vez pienses que ser un multitasking es una virtud de eficiencia laboral, pero realmente no lo es, y aunque no desees serlo el multitasking tiene una forma de meterse en nuestros días de tantas formas que no nos damos cuenta. Veamos uno de los ejemplos más comunes de multitasking en el lugar de trabajo que ya mencionamos: el correo electrónico.
Cuando se analizaron los hábitos en el uso del correo electrónico de más de 50,000 trabajadores, no sólo se descubrió que, en promedio, pasan el 40% de su día realizando múltiples tareas con correo electrónico y mensajería instantánea. También se descubrió que la mayoría de las personas ocupadas en otros trabajos de internet no pueden pasar más de 6 minutos sin verificar su correo electrónico, o meterse en una de las redes sociales (facebook, instagram, twitter, etc.) y en la mensajería instantánea cada 3 minutos o menos. El problema es que este comportamiento se considera completamente normal.
El investigador de Stanford Clifford Nass escribe sobre estos llamados “multitaskers pesados”: “Cuando se encuentran en situaciones en las que hay múltiples fuentes de información provenientes del mundo externo o que surgen de la memoria, no pueden filtrar lo que no es relevante para su objetivo actual”.
No es sólo el correo electrónico lo que atrae nuestra atención en el trabajo. Cuantos más dispositivos, herramientas, reuniones y tareas incorporemos a nuestro día de labor, más probabilidades habrá de realizar múltiples tareas. Un trabajador en promedio utiliza 56 aplicaciones y sitios web diferentes por día y cambia entre ellos más de 300 veces.
Frente al dañino mutitasking el poder de la tarea única
El lugar de trabajo moderno es un campo minado de oportunidades multitarea. Pero eso también significa que las personas que pueden concentrarse intensamente en una cosa a la vez tienen una gran ventaja. Si deseas que las tareas se realicen con mayor calidad y en menos tiempo mira las ventajas de enfocarse en una tarea a la vez:
- Una sola tarea ocasiona menos estrés. Cuando te enfocas en una cosa a la vez, es más probable que entres en un estado de flujo, termines lo que querías y, a su vez, reduzcas los niveles de estrés en el lugar de trabajo.
- La tarea única te hace concentrarte en lo que “deberías” hacer (no en lo que “podrías” hacer). Esto no sólo ayuda a priorizar tu trabajo más importante, sino que también puede reconstruir tu enfoque.
- Hacer una cosa a la vez puede hacerte más creativo. Puede parecer que la tarea única es limitante, pero de hecho, las limitaciones pueden impulsar la creatividad.
5 maneras para que dejes de ser un multitasking
La forma más fácil de dejar de ser un multitasking es configurar tu día y tu entorno laboral para enfocarte en una sola tarea:
- Crea un horario diario con tiempo dedicado para enfocarte en un solo trabajo.
- Limita tu tiempo en el correo electrónico en beneficio de la concentración.
- Bloquea los sitios web que te distraigan cuando quieras enfocarte.
- Alterna entre períodos de concentración en un solo enfoque y descansar.
- Optimiza tu entorno de trabajo para enfocarte, no veas nada desordenado.
Seguir estos pasos no garantizará que no realices varias tareas a la vez. Pero te ayudarán a concentrarte y te darán la mejor oportunidad de mantenerte comprometido para llevar la tarea que estás realizando hasta el final. Comienza poco a poco y desarrolla gradualmente tus sesiones enfocadas, agregando más tiempo para el trabajo concentrado o bloqueando las distracciones a medida que avanzas.
En definitiva, el multitasking es una práctica que realizamos buscando mejorar la productividad y desarrollo personal y de nuestro negocio haciendo varias cosas a la vez, pero a veces hacer una sola cosa bien hecha vale más que realizar muchas a medias. Aprende a manejar el multitasking y logra el crecimiento y éxito de tu negocio.
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