La Colaboración Remota ha adquirido especial importancia en los últimos tiempos dada la globalización y más aún con las circunstancias especiales que vivimos ante el COVID-19. Mediante esta forma de trabajo, puedes alcanzar el éxito de tu negocio si utilizas las herramientas adecuadas y tanto como tú como tus colaboradores se trazan un plan de trabajo y sigues ciertas recomendaciones. En InQmatic te damos algunas sugerencias para que tu negocio continúe hacia el camino del progreso y crecimiento.
En la era moderna de la globalización, las corporaciones multinacionales son algo común y como resultado, la colaboración remota ha adquirió una gran importancia. En muchos casos, las oficinas corporativas están ubicadas en al menos dos continentes. Incluso a nivel nacional, es común que existan varias sucursales en distintas regiones del mismo país.
Actualmente, ante la epidemia del COVID-19 muchas organizaciones se han visto en la necesidad de estar conectadas a través de la red y la colaboración remota se utiliza con más frecuencia para proporcionar a las compañías mejor acceso a los empleados, sistemas y dispositivos específicos.
La habilidad de ofrecer soporte de manera remota tiene beneficios especialmente cuando se trata de negocios o empresas que dependen de un periodo de tiempo consistente para mantener buenas ganancias y a los clientes felices de manera remota sea cual sea tu negocio.
Colaboración remota
La colaboración remota o el home office es un enfoque globalmente aceptado acerca de cómo trabajamos y vivimos, a la vez que representa la oportunidad de adquirir talento en cualquier parte del mundo. El Foro Económico Mundial lo considera como uno de los impulsores de la transformación laboral.
Con la llegada del Coronavirus, el trabajo remoto más que una realidad, se ha convertido en una necesidad que Implica un acuerdo de trabajo entre una empresa y un empleado, a pesar de que no se realiza en el mismo espacio físico que la compañía. Es una de las modalidades de teletrabajo que, por su parte, involucra cualquier tipo de colaboración no presencial.
Las soluciones de colaboración remota subsanan las limitaciones en cuanto a distancia mediante herramientas colaborativas, con el fin de optimizar el éxito de un equipo.
La colaboración o trabajo remoto funciona particularmente bien para industrias como: 1.- Ventas (particularmente las inside sales) y marketing; 2.- Servicio al cliente; 3.- Cuidado de la salud; 4.- Tecnologías de la información y cómputo; 5.- Educación y capacitación profesional y; 6.- Administración, aunque no es limitativo. Las compañías de cualquier tamaño que implementan esta modalidad de trabajo reportan ahorros multimillonarios.
Herramientas de colaboración remota
La alarma por el Covid-19 ha provocado que muchas empresas soliciten a sus empleados que trabajen desde casa como medida preventiva para evitar contagios y para implementar la colaboración remota, es necesario adoptar las herramientas correctas. En InQmatic te damos algunas sugerencias para que puedas empezar a utilizarlas desde hoy para que tu como dueño de negocio y tu equipo puedan tener el mayor éxito.
Estos son algunos ejemplos de las herramientas de colaboración que puedes utilizar de acuerdo a tus necesidades:
G Suite, para compartir documentos y archivos:
La comunicación, la colaboración y la soledad siguen siendo los principales desafíos para los trabajadores remotos y las organizaciones remotas. Para mantenerse en contacto con los compañeros y tener acceso a todos los archivos de trabajo es crucial una herramienta ágil para evitar conflictos.
Google cuenta una plataforma llamada G Suite que contiene todo lo que los profesionales necesitan cuando trabajan fuera de la oficina. Un ejemplo es Google Hangouts, que permite que los compañeros de trabajo se conecten y hablen a través de una plataforma de video. Con Google Drive, es posible compartir archivos y colaborar de forma remota de forma segura.
Slack, para mantener una comunicación fluida:
Cuando se trabaja lejos el uno del otro, mantener la comunicación fluida suele convertirse en un desafío. Una aplicación de mensajería asíncrona, como Slack, es ideal para reemplazar el “chat” en la oficina. Slack te permite chatear directamente con compañeros de trabajo, crear un “grupo” de chat privado con más de dos participantes e incluso dedicar ciertos canales abiertos enfocados a temas específicos como “marketing” o “ventas”.
Piensa en una gran sala de chats con canales para cada equipo (Ventas, RRHH, Marketing, etc.) o proyecto en el que la empresa esté trabajando.
Signaturit, para cerrar nuevos negocios y hacer crecer los equipos:
La colaboración remota no tiene que frenar al equipo de ventas o evitar que RR.HH. haga crecer los equipos. Con plataformas de firma electrónica como Signaturit, las empresas pueden firmar contratos de manera segura y legal.
También el departamento de recursos humanos podrá contratar nuevos talentos enviando contratos de trabajo desde la comodidad de sus hogares o comunicar información relevante a través de un email certificado.
Tiny Scan, para escanear contratos:
Para firmar documentos online primero necesitarás tener versiones digitales de sus contratos y oferta de trabajo para nuevos empleados, por ejemplo. Eso no será un problema si tiene versiones en PDF de esos documentos. Sin embargo, para documentos impresos, necesitarías un escáner.
Las aplicaciones como Tinyscan convierten cualquier smartphone en un escáner portátil, ya que permite escanear contratos, recibos o cualquier otro documento que necesite firmar.
Zoom o Join.Me, para compartir pantallas cuando sea posible:
El componente visual de las reuniones es a menudo increíblemente importante para comunicarse de manera clara y efectiva, y eso no desaparece cuando se trabaja con equipos remotos. Usa una herramienta como Zoom para compartir tu pantalla cuando estés trabajando en reuniones.
Considera la posibilidad de programar videollamadas semanales de toda la empresa con tu equipo para que todos puedan tener la oportunidad de verse y colaborar. Los puntos de contacto de video uno a uno cada dos semanas con cualquiera de sus informes directos también son igual de importantes. Zoom es una herramienta excelente y confiable para la videoconferencia, que es increíblemente fácil de usar desde tu computadora o teléfono.
Google Calendar, para mantener un calendario central:
Cuando tu equipo es remoto, no es tan fácil ver quién está disponible. El uso de una herramienta de calendario central permite a toda la empresa saber quién está dentro, quién está fuera, quién está ocupado y quién no. Esto es especialmente útil e importante cuando tu equipo opera en diferentes zonas horarias.
Para muchas empresas, el calendario de Google demuestra ser una opción confiable que le permite a los miembros de tu equipo administrar su propio calendario y tener visibilidad de todos los demás.
Google Drive, DropBox, para mantener todos los documentos en un solo lugar:
Los equipos remotos necesitan archivadores virtuales para localizar fácilmente los documentos de toda la empresa. En lugar de enviar por correo electrónico un montón de documentos, batallar con el control de versiones y perder el tiempo revisando correos electrónicos y archivos antiguos, facilita las cosas en tu equipo al almacenar todo en un solo lugar.
DropBox o Google Drive son excelentes herramientas para administrar el almacenamiento de documentos y las necesidades de intercambio de archivos.
Google Documentos, para compartir y editar documentos:
La herramienta es uno de los servicios gratuitos ofrecidos por Google y tiene funciones importantes para equipos remotos. Con esta, es posible que más de una persona comparta y edite textos al mismo tiempo, definiendo los usuarios que pueden tener acceso a los documentos.
Otras opciones son la adición de comentarios y la creación de nuevos documentos, por ejemplo. Estas acciones, que pueden ser hechas en colaboración, son realizadas en la nube, agilizando los procesos del trabajo y garantizando la seguridad de la información.
Estas son algunas de las herramientas que puedes usar para mantener tu negocio activo con la colaboración remota.
¿Cuáles son los pros y contras de la colaboración remota?
La colaboración remota beneficia tanto a empleadores como a empleados, pero no está exento de inconvenientes. No obstante, si se hace bien, puede ayudar a los miembros del equipo a trascender la suma de sus partes y a crear productos finales que pueden calificarse como excepcionales. Estos son los pros y contras:
Pros:
Se adapta a todos los estilos de trabajo
Los trabajadores pueden enfocarse por completo en el trabajo, por lo que son más productivos
Ahorra tiempo y dinero, a la vez que ayuda a reducir la contaminación vehicular
La posibilidad de trabajo/colaboración remotos a menudo atrae a talentos más grandes
Puede aumentar las habilidades comunicacionales de un empleado
Permite que los miembros del equipo planteen los proyectos de maneras diferentes que en la oficina
Contras:
Los empleados podrían sentirse aislados del resto del equipo y de la empresa
Existe potencial de accesibilidad limitada, si hay trabajadores en distintas zonas horarias
La comunicación cara a cara puede ser limitada o inexistente
Depende en gran medida de software de terceros, que puede sufrir fallas o interrupciones
Consejos para la productividad de la colaboración remota
Para que la colaboración remota sea productiva, se requiere una buena dosis de autodisciplina y organización de parte de todo el equipo, por lo que en InQmatic te traemos algunos consejos que debes seguir para lograr el crecimiento y el éxito de tu proyecto o negocio.
Cumple un horario:
Establecer un horario es primordial para todo el equipo que realiza colaboración remota, tal como si estuvieran en la oficina. Esto ayudará a tomar y respetar un tiempo constante para las rutinas laborales y de la casa.
Levántate temprano:
Lo de cumplir un horario se debe aplicar también a tu hora de dormir y levantarte. Empezar a trabajar antes es una gran técnica para aprovechar mejor el día. Si eres de los primeros en llegar a tu lugar de trabajo podrás comenzar tu jornada con menos distracciones (saludos innecesariamente largos, llamadas telefónicas inoportunas, entre otras), lo que te permitirá concentrarte en lo que necesitas hacer. Duerme bien y configura tu alarma para que tu día empiece muy bien.
Dile no a las pijamas:
Realiza una rutina diaria en donde debes ducharte y vestirte como si fueras a la oficina y dile NO a la pijama, para así crearte una rutina. De esta manera, le indicas a tu cerebro que es hora de trabajar y no de descansar.
Prepara un espacio de trabajo confortable:
El lugar de tu casa en el que trabajas debe ser sólo para trabajar y no debes utilizar el resto, como la cama o el sofá delante de la televisión, para trabajar.
Utiliza una mesa de trabajo limpia y ordenada, donde dé gusto trabajar. No escatimes recursos en tu comodidad. Vas a pasar muchas horas ahí, de modo que compra un sillón cómodo, con el que puedas adoptar y mantener una buena postura durante mucho tiempo.
La iluminación también es importante. Busca una zona con buena iluminación natural, evita los reflejos en la pantalla del ordenador y utiliza un buena lámpara de luz blanca y fría (no genera calor) si trabajas por la noche.
Establece una (o varias) rutinas:
Necesitas mantener una cierta regularidad en tu día a día, de modo que tu cuerpo y tu cerebro sepan cuando toca trabajar y cuando descansar. Establece un horario que se adapte bien a tus características e incluye en él tiempo de trabajo, tiempo de descanso, tiempo de ocio y tiempo para hacer ejercicio.
Planifica cada día:
La parte más difícil es decidir qué hacer. No puedes ir a ciegas, tienes que saber qué vas a hacer cada día. Lo ideal es que la noche anterior dediques 5 minutos a escribir de forma muy específica las acciones que vas a realizar al día siguiente. Si te acuestas ya sabiendo qué harás al día siguiente dormirás mejor y saltarás de la cama por la mañana con las ideas claras.
Trabaja primero en tus TMIs:
Cuando estés definiendo tu plan diario de acción, destaca cuáles son las Tareas Más Importantes (TMIs), es decir, las que debes hacer cuanto antes porque te acercan a completar proyectos y alcanzar objetivos.
Marca una, dos o, como máximo, tres TMIs y hazlas al principio del día. Si haces primero las tareas más importantes, alcanzarás muy pronto un sentimiento de realización y satisfacción, y el resto del día vendrá rodado.
Trabaja en bloques de tiempo con descansos entre ellos:
Hay varias técnicas para trabajar en bloques de tiempo (alternado trabajo con pequeños descansos). Trabajando de esta manera mantienes mejor la concentración, eliminas las interrupciones, evitas el agotamiento y, como consecuencia, aumentas tu productividad y creatividad.
Evita las distracciones:
Aléjate del televisor, ignora la puerta y las llamadas, al igual que las Redes Sociales particulares. En tu rutina diaria debes definir un par de momentos al día para tratar con el correo electrónico, las llamadas telefónicas, el acceso a las redes sociales, la lectura de blogs, el envío de whatsapp, etc. Si mantienes todos estos frentes abiertos todo el día, es decir, todos los programas abiertos y las notificaciones activadas, tu productividad tenderá a cero.
No te conviertas en un fantasma:
Aunque como dueño de negocio, no es adecuado que rastrees cada movimiento de tu equipo, sí que debes estar disponible para todos los miembros y ofrecerles apoyo, al tiempo que realizas un seguimiento del progreso y los mantienes informados. Puedes establecer la asesoría individual una vez por semana.
Ya cuentas con las herramientas y técnicas para armar tu estrategia de colaboración remota. Ahora es tu momento de ponerlo en práctica para el crecimiento y éxito de tu equipo y tu negocio y mantenerte a la vanguardia.Si quieres consultar otros temas que te ayudarán a posicionar tu empresa en la era digital o deseas obtener asesoría, recibir las mejores opciones de financiamiento que se ajustan a ti, además soporte técnico y comercial para poder afrontar cualquier crisis, visita nuestra plataforma: inqmatic.com
